Responsable des invitants du Sommet Movin’On

Relève de : Directrice des opérations – Expérience participant

 

Rôle

Au sein de l’équipe Expérience participant, la personne responsable des invitants du Sommet Movin’On prend en charge la relation avec différents points de contact désirant inviter des participants à l’événement, en plus de gérer la relation avec ces invitants et de nombreux invités VIP. En outre, elle supervisera un groupe de Concierges extraordinaires qui s’assurent d’offrir un service hors pair aux invités. De façon générale, cette initiative vise à faciliter l’expérience des invitants de plusieurs façons. Le ou la responsable des invitants du Sommet Movin’On sera notamment appelée à:

  • Créer les différents comptes d’invitations sur notre plateforme événementielle
  • Agir en tant que personne-ressource principale pour répondre aux questions des invitants et les soutenir dans leur processus d’invitation
  • Assurer des suivis et des communications régulières les informant de différents points importants concernant leurs invités et leur participation à l’événement

 

Responsabilités principales

  • Faire office d’agent de liaison entre le responsable chez notre client Michelin et les invitants du Sommet Movin’On
  • Agir en tant que point de contact principal pour les invitants du Sommet Movin’On et les différents responsables des populations invitées (affaires publiques, médias, VIP, etc.),
  • Répondre à toute question dans un délai maximal de 24 h, et maintenir une communication proactive et continue avec les invitants jusqu’à la tenue de l’événement
  • S’assurer de répondre aux demandes/besoins des invitants et responsables de populations concernant leurs invités
  • Offrir un service et une expérience 5 étoiles aux invitants et veiller à ce que les concierges sous sa responsabilité offrent une expérience tout aussi irréprochable à leurs invités (participants)
  • Travailler en étroite collaboration avec l’équipe d’innovation numérique lorsqu’un problème avec la plateforme survient (les informer des problèmes et assurer un suivi avec les invitants en cas de pépin technique)
  • Assurer un suivi avec les invitants par rapport à tous les aspects du processus d’invitation : compte d’invitation, relances aux invités, informations à envoyer aux invités, etc.
  • Devenir un expert de la programmation et des thématiques de l’événement afin d’être en mesure de créer des parcours d’activités personnalisés (offerts à certains groupes)
  • Veiller à comprendre les objectifs des groupes et à effectuer des modifications à leur parcours si nécessaire
  • Créer et assurer le traitement VIP offert à certains invités de marque pendant l’événement
  • Prendre en charge et superviser un groupe de concierges qui entreront en contact avec les invités à l’événement
  • Travailler en étroite collaboration avec les responsables du programme de conciergerie
  • Coordonner les horaires des concierges
  • Superviser un coordonnateur qui s’occupera de la gestion des listes et de la création des parcours d’activités pour les invités des comptes invitants ayant droit à / ayant payé pour un parcours personnalisé
  • À la suite de l’événement, communiquer avec chacun des invitants afin de recueillir leurs impressions, commentaires et suggestions, et d’ainsi boucler la boucle de la relation initiée avec eux

 

Qualifications et compétences requises

  • 3-5 ans d’expérience en gestion de comptes partenariats et/ou service à la clientèle
  • Expérience considérable en événementiel et en logistique
  • Avoir travaillé avec des entreprises françaises ou avoir travaillé en France, un atout
  • Entregent hors du commun, diplomatie et passion pour la réalisation d’expériences de haut calibre
  • Proactivité, polyvalence et flexibilité: capacité à s’adapter rapidement à différentes situations
  • Sens de l’initiative, discipline et autonomie exemplaires
  • Organisation impeccable: sens des priorités, aptitude à être en communication constante avec plusieurs participants à la fois
  • Rigueur, précision et souci du détail
  • Bonne résistance au stress
  • Bilinguisme obligatoire (français/anglais)

 

Informations additionnelles

  • Durée du mandat :  Du 4 novembre au 26 juin, à temps plein (contrat de pige de 7,25 mois)
  • Le candidat doit avoir son propre matériel de travail (ordinateur portable et cellulaire)

 

À propos de C2 International

    C2 International crée et produit les événements d’affaires les plus avant-gardistes au monde, en proposant du contenu inspirant et percutant dans un contexte créatif, immersif et collaboratif qui engage totalement les participants. Son événement phare, C2 Montréal, a été nommé «Conférence la plus innovatrice» et «Meilleure conférence au monde» pendant plusieurs années consécutives, en plus d’avoir récemment remporté les prix «Événement canadien», «Événement écoresponsable» et «Expérience Kick A**» pour son édition 2018. Aujourd’hui, C2 International met son savoir-faire créatif au service d’entreprises du monde entier, en organisant des événements pour des organisations en Amérique du Nord, en Europe, en Asie et au Moyen-Orient. C2 International a produit des événements dans près de 40 villes pour des leaders de classe mondiale tels que Michelin, Microsoft, EY, Google et YPO. Pour en savoir plus, visitez c2international.biz

 

Pour postuler

    Chez C2, nous regardons au-delà de votre CV. Dites-nous ce que pouvez apporter à l’équipe. Si cette opportunité vous intéresse, envoyez votre CV et une courte lettre de présentation à à Sabrina Tremblay à stremblay@c2.biz.

     

    Veuillez utiliser l’objet suivant pour votre courriel : «Candidature – Chargé(e) du programme bénévolat – VOTRE NOM».

     

    Date limite pour postuler: lundi 14 octobre 2019